Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Son güncelleme: 24.10.2026 · Sürüm: v1.0
1. Amaç ve kapsam
Bu politika, Librotech Yazılım Bilişim Elektrik Elektronik Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi'nin ("Librotech") veri sorumlusu sıfatıyla işlediği kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkin usul ve esasları belirler. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırlanmıştır.
| Ticaret unvanı | Librotech Yazılım Bilişim Elektrik Elektronik Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi |
| MERSİS numarası | 0608178099700001 |
| Adres | Vişnelik Mh. Öğretmenler Cad. 17/A Odunpazarı/ESKİŞEHİR |
2. Veri sorumlusu ayrımı
Bu politikanın kapsamı, Librotech'in veri sorumlusu olduğu verilerle sınırlıdır: BUPO hesapları, profil bilgileri, oturum kayıtları, bildirim tercihleri ve uygulama kullanım kayıtları.
Veteriner kliniklerinin hastaları ve hasta sahipleri hakkında tuttuğu muayene, teşhis, tedavi, aşı ve reçete kayıtları bakımından veri sorumlusu ilgili kliniktir; Librotech bu veriler bakımından yalnızca veri işleyendir. Bu kayıtların saklanması ve imhası, kliniğin kendi politikasına ve kendi hukuki yükümlülüklerine tabidir. Librotech, veri işleyen sıfatıyla, kliniğin talimatı ve mevzuatın izin verdiği ölçüde hareket eder.
3. Saklamayı gerektiren hukuki sebepler
- Sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c)
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç)
- Hakların tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e)
- Meşru menfaat kapsamında hesap güvenliğinin sağlanması (KVKK m.5/2-f)
4. Saklama süreleri
| Veri kategorisi | Saklama süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| BUPO hesabı, profil, bildirim tercihleri | Hesap açık kaldığı sürece; silme talebinde 14 günlük geri alma süresinin ardından imha | Sözleşme ilişkisi |
| Oturum ve giriş kayıtları | Hesabın imhası ile birlikte | Meşru menfaat |
| Klinik protokol kayıtları (muayene, teşhis, tedavi) | En az 5 yıl | Veteriner Hekim Muayenehane ve Poliklinik Yönetmeliği m.17/1-b — veri sorumlusu kliniktir |
| Reçete ve e-reçete | 5 yıl | Aynı yönetmelik — veri sorumlusu kliniktir |
| Fatura ve muhasebe kayıtları | 5 yıl | VUK m.253 |
| Ticari defterler | 10 yıl | TTK m.82 |
| İmha tutanakları ve kayıtları | 3 yıl | İmha Yönetmeliği m.7/3 |
Klinik kayıtlarında sürenin başlangıcı kaydın oluşturulma tarihi, devam eden hastalarda uygulamada son muayene tarihidir. Süre sonunda anonim hale getirme, silmeye tercih edilir; böylece klinik epidemiyolojik ve sonuç istatistiklerini korurken hasta sahibiyle bağ geri döndürülemez şekilde kopartılır.
5. İmha yöntemleri
| Ortam | Yöntem |
|---|---|
| Veritabanındaki kişisel veriler | İlgili kayıtların veritabanı komutlarıyla silinmesi; geri getirilemeyecek şekilde |
| Nesne depolamadaki dosyalar (görsel, ek) | Depolama nesnesinin silinmesi ve referansının kaldırılması |
| Yedekler | Yedekleme döngüsü içinde, yedeğin kendi saklama süresi dolduğunda |
| Kâğıt ortam | Evrak imha makinesi ile geri döndürülemeyecek şekilde |
Kaydın karartılması, pasife alınması veya kara listeye alınması silme sayılmaz. Kurul bunu iki kez karara bağlamıştır; imha gerçek olmalıdır.
6. Periyodik imha
Saklama süresi dolan kişisel veriler altı ayda bir yapılan periyodik imha işlemiyle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Periyodik imha işlemleri her yılın Haziran ve Aralık aylarında gerçekleştirilir.
İlgili kişinin başvurusu üzerine yapılan silme talepleri periyodik imhayı beklemez; KVKK m.13 uyarınca en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
Her periyodik imha işlemi için tutanak düzenlenir. Tutanaklarda imha edilen veri kategorileri, kayıt sayıları, uygulanan yöntem ve işlem tarihi yer alır; tutanaklar ilgili kişinin kimliğini içermez.
7. Hesap silme
Kullanıcılar hesaplarını uygulama içinden veya bupoapp.com/hesap-silme adresinden silebilir. Talepten sonra 14 gün içinde karardan dönülebilir; bu sürenin sonunda silme geri alınamaz şekilde tamamlanır.
Hesabın silinmesi, kliniğin yasal saklama yükümlülüğü kapsamındaki klinik kayıtlarını sona erdirmez. Bu kayıtlar ve içlerindeki kimlik bilgileri, kliniğin veri sorumlusu olduğu kapsamda ve yasal süre boyunca klinikte kalmaya devam eder.
8. Sorumluluk ve gözden geçirme
Bu politikanın uygulanmasından Librotech yönetimi sorumludur. Politika en az yılda bir kez, ayrıca mevzuat değişikliği veya işleme faaliyetlerinde esaslı bir değişiklik hâlinde gözden geçirilir ve güncellenir.